Comment créer un circuit ou un flux de travail signature

Le circuit de signatures ou flux de travail vous permet de réaliser une séquence d’actions (signature, notification, approbation, etc.) sur un document.

Dans l’exemple suivant, nous verrons comment envoyer un contrat à signer par plusieurs personnes. Les opérations à réaliser par chaque destinataire sont :

1. 1. Le contrat doit être approuvé par le Directeur des Achats.

2. 2. Le contrat doit être signé par le Vendeur.

3. 3. Le contrat doit être signé par l’Acheteur.

Étapes pour réaliser le circuit de signature :

1. 1. Dans la bannette de documents, sur le contrat à signer, cliquez sur l’icône “Circuit d’opérations” .

Premier destinataire :

1. 2. Approbation par le Directeur des Achats.

   - Dans la liste déroulante "Ajouter un participant", sélectionnez “Utilisateur externe” et remplissez le formulaire :

   • NIF du destinataire (important si nous voulons une authentification par certificat pour accéder au document).
   • Opération demandée au destinataire “Approbation/Rejet”.
   • Authentification requise : manière dont le destinataire accède au contrat.
   • E-mail du destinataire.

Deuxième destinataire :

1. 3. Signature par le Vendeur.

   - Dans la liste déroulante "Ajouter un participant", ajoutons un nouveau destinataire et sélectionnons “Utilisateur externe.” Remplissez le formulaire en tenant compte que dans ce cas, étant une signature, il faut sélectionner l’opération signer et indiquer la position de la signature dans le document.

Troisième destinataire :

1. 4. Signature par l’Acheteur.

   Procédez comme dans les points précédents. Dans la liste déroulante "Ajouter un participant", ajoutez un nouveau destinataire et sélectionnez “Utilisateur externe.” Remplissez le formulaire et, dans l’opération, sélectionnez signer et indiquez la position de la signature dans le document.

2. 5. Dans l’onglet “e-mail utilisateurs externes”, nous pouvons rédiger un objet et un texte qui seront envoyés au destinataire lorsqu’il recevra la demande d’opération. (Cet e-mail est commun à tous les destinataires externes).

1. 6. Dans l’onglet “Options”, nous pouvons configurer d’autres paramètres comme : envoyer un e-mail au démarrage ou à la fin du circuit à une liste d’adresses, etc.

2. 7. Une fois tout le circuit configuré, cliquez sur “Envoyer”.

À mesure que chaque opération est réalisée, un e-mail de confirmation de l’opération demandée sera envoyé, et lorsque toutes les opérations seront terminées, un e-mail de fin de circuit sera envoyé.