Exemple d'utilisation d'un dossier

Lors de l’utilisation de la fonctionnalité « Dossiers », il est recommandé d’analyser au préalable quels utilisateurs seront impliqués et quel accès ils doivent avoir aux documents.

Supposons une procédure générique de demande.

1. 1. Réalisation de la demande.

2. 2. Analyse de la demande.

3. 3. Élaboration de la proposition.

4. 4. Émission de la décision.

Nous avons donc au moins quatre documents différents générés à différents moments : demande, révision, proposition et décision.

Chaque utilisateur impliqué dans la procédure devra avoir accès uniquement à certains documents.

Par conséquent, dans notre exemple, les 4 documents devraient faire partie d’un dossier, mais tous les utilisateurs ne devraient pas avoir accès à l’ensemble des documents.

Gestion du dossier :

1. 1. Réception de la demande : le document de demande est reçu et associé à l’équipe de révision, à l’équipe de propositions et à l’équipe de décisions.

2. 2. Révision : l’équipe de révision émet un document de révision qui est transmis à l’équipe de propositions et à l’équipe de décisions.

3. 3. Proposition : l’équipe de propositions analyse les documents précédents et génère un document de décision qu’elle transmet à l’équipe de décisions.

4. 4. Décision : l’équipe de décision dispose de la décision à signer, mais aussi de tous les documents ayant intervenu dans la procédure, qu’elle peut consulter si nécessaire.

En résumé, pour le traitement de ce dossier, 4 équipes ou utilisateurs ont participé et chaque utilisateur n’a accès qu’aux documents relevant de sa compétence. Par exemple, celui qui reçoit la demande ou effectue la révision n’a pas besoin d’accéder à la décision et n’a donc pas accès à ces documents.

Tous les utilisateurs associés au dossier auront accès aux commentaires et/ou annexes ajoutés par les autres intervenants.